Identità del Titolare
Il Titolare di qualsiasi trattamento effettuato è CPL Concordia Soc. Coop., con sede legale e amministrativa in Via A. Grandi 39 – 41033 Concordia sulla Secchia (MO), indirizzo email: gdpr@cpl.it.
Il Titolare del trattamento garantisce la sicurezza, la riservatezza e la protezione dei dati personali di cui è in possesso, in qualsiasi fase del processo di trattamento degli stessi.
Responsabile della protezione dei dati
Il Titolare del trattamento ha designato il Responsabile della protezione dei dati ex art. 37, domiciliato per la carica presso la sede della società e raggiungibile all’indirizzo dpo@cpl.it.
Trasferimento dei dati
In nessun caso il Titolare del trattamento trasferisce i dati personali in Paesi terzi o ad organizzazioni internazionali.
Nel caso di utilizzo di eventuali servizi in cloud, i fornitori sono selezionati tra coloro che dispongono di server in Europa. Nel caso in cui si rendesse necessario un trasferimento di dati extra UE (ad esempio in caso di contratto con società multinazionale), CPL verificherà che i fornitori prestino garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 GDPR 679/2016 e aggiornerà l’informativa.
Diritti dell’interessato
L’ interessato ha la facoltà di esercitare i seguenti diritti previsti e garantiti dal GDPR:
- diritto di accesso ai dati -> ovvero il diritto di chiedere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, ottenere l’accesso ai dati stessi (art. 15 del GDPR);
- diritto di rettifica dei dati -> ovvero il diritto di chiedere e di ottenere che i dati personali inesatti che lo riguardano siano corretti, modificati e/o integrati (art. 16 del GDPR);
- diritto alla cancellazione dei dati -> ovvero il diritto di chiedere e ottenere, nei casi previsti, la cancellazione dei dati che lo riguardano senza ingiustificato ritardo (art. 17 del GDPR);
- diritto alla limitazione del trattamento -> ovvero il diritto di chiedere e di ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali nel caso di trattamento illecito e di opposizione, da parte dell’interessato, alla cancellazione dei dati oppure, tra gli altri, nel caso di contestazione, da parte dell’interessato, dell’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali (art. 18 del GDPR);
Inoltre, in caso di rettifica o cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento, in capo al Titolare si configura l’obbligo di comunicare a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali dell’interessato le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate a norma degli articoli 16, 17, par. 1, e 18, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato. Il Titolare è tenuto a comunicare all’interessato tali destinatari qualora egli lo richieda (art. 19 del GDPR);
- diritto alla portabilità dei dati -> ovvero il diritto di chiedere e di ricevere, nei limiti in cui il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati e basato su un contratto, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano e di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte di CPL Concordia Soc. Coop. (art. 20 del GDPR);
- diritto di opposizione -> ovvero il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla propria situazione particolare, al trattamento dei dati che lo riguardano e che abbia la base giuridica del legittimo interesse. In tali circostanze, l’interessato avrà il diritto di ottenere la limitazione del trattamento, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare rispetto a quelli dell’interessato (art. 21 del GDPR);
L’interessato può esercitare i propri diritti in qualunque momento – previa prova della propria identità – scrivendo al Titolare del trattamento CPL Concordia Soc. Coop. all’indirizzo sopra riportato, anche a mezzo e-mail (gdpr@cpl.it ), specificando l’oggetto della richiesta e il diritto che si intende esercitare.
Ogni informazione e modulistica utile è resa disponibile dal Titolare del trattamento all’indirizzo https://www.cpl.it/revoca-consenso-ed-esercizio-dei-diritti-degli-interessati/
Il Titolare, ai sensi dell’art. 12 del GDPR, fornisce le informazioni relative alla richiesta senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa.
In caso di necessità, tenuto conto della complessità della richiesta e del numero delle richieste, il termine può essere prorogato di due mesi. In tali circostanze, il Titolare entro un mese, fornirà una comunicazione con cui la informerà del ritardo, enunciando i motivi dello stesso.
Ulteriori informazioni circa i diritti dell’interessato potranno ottenersi chiedendo al Titolare estratto integrale degli articoli sopra richiamati.
Proposizione di reclamo
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo dello stato di residenza (ovvero all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali, con sede in Roma, Piazza Venezia n.11, C.A.P. 00186) qualora ritenga che il trattamento che lo riguarda violi la normativa in materia di protezione dei dati personali (ex art. 77 del GDPR).
Gli indirizzi specificatamente pubblicati sul sito istituzionale dell’Autorità stessa ed immediatamente disponibile al seguente link Reclami – Garante Privacy.
Processi decisionali automatizzati
Il Titolare non effettua trattamenti che consistono in processi decisionali automatizzati sui dati delle persone fisiche.
Finalità del trattamento
La presente informativa viene resa ai sensi dell’art. 13 del GDPR 679/2016 – Informativa per il trattamento di dati personali in ambito commerciale – con le seguenti finalità:
A. In occasione di Eventi:
- i dati personali identificativi dei partecipanti sono trattati per finalità di controllo degli accessi in loco e individuazione dei presenti per la gestione delle situazioni di emergenza.
- i dati personali identificativi e di contatto dei partecipanti sono trattati per svolgere le attività preliminari riguardo alla partecipazione agli eventi, nonché attività necessarie alla loro organizzazione e gestione (come, ad esempio: save the date, comunicazioni per verifica presenza e conferma, ecc.) e comunicazioni di follow-up, promemoria e eventuale materiale a supporto;
- le immagini (riprese fotografiche e video) sono raccolte e utilizzate per la promozione delle iniziative e dell’immagine aziendale di CPL. L’obiettivo delle immagini (foto e video) è quello di riprendere il contesto in cui si svolge l’evento, riprendendo solo in via incidentale i soggetti presenti. In ogni caso sono adottati alcuni accorgimenti, quali, a titolo esemplificativo, l’utilizzo di inquadrature ampie, immagini di persone in gruppo, di spalle, senza primi piani, soggetti riconoscibili eventualmente sfocati.
In caso di riprese in cui un individuo sia il soggetto principale e riconoscibile (es. intervista, intervento, foto istituzionali ecc…) è l’interessato che, consapevole di essere ripreso, decide di comparire volontariamente in fotografie e/o video.
B. Attività di shooting fotografici e video per la realizzazione di materiale a fini promozionali o istituzionali.
C. Inserimento del contatto nel database marketing per l’invio di:
- comunicazioni promozionali (per prodotti, servizi e inviti ad eventi) attraverso e-mail, sms, whatsapp
- newsletter attraverso e-mail
di CPL CONCORDIA Soc. Coop.
Base giuridica del trattamento
I dati personali degli interessati vengono trattati:
A. In occasione di Eventi:
- per la finalità di controllo degli accessi in loco e individuazione dei presenti per la gestione delle situazioni di emergenza, il trattamento avviene in esecuzione di un obbligo di legge (D.lgs. 81/2008, gestione delle emergenze).
- Per la finalità di contatto di chi si è iscritto ad uno specifico evento e per il trattamento delle riprese audio/video/fotografiche, sempre effettuate in occasione di eventi, la base giuridica è il consenso prestato mediante iscrizione all’evento. Tale consenso è da ritenersi atto positivo inequivocabile, dato dalla partecipazione all’evento nella consapevolezza che tali trattamenti vengono svolti. Le riprese fotografiche e i video potranno essere pubblicati sulla Intranet aziendale, sulle pagine social gestite da CPL, sito internet e altri media. Resta sempre fatta salva la facoltà dell’interessato di opporsi al trattamento e/o esercitare il proprio diritto alla cancellazione.
B. In occasione di riprese audio/video/fotografiche, effettuate in occasione di attività di shooting fotografici e video per la realizzazione di materiale a fini promozionali o istituzionali, la base giuridica è il consenso. Le riprese fotografiche e i video potranno essere pubblicati sulla Intranet aziendale, sulle pagine social gestite da CPL, sito internet e altri media.
C. All’interno del database marketing:
- Per quanto riguarda la registrazione, la prima comunicazione e l’eventuale temporanea conservazione del lead/contatto, avviene sulla base del legittimo interesse di CPL CONCORDIA. Nel bilanciamento eseguito è stata considerata la natura del contatto, in quanto il trattamento è limitato al contesto B2B in cui CPL CONCORDIA opera e la pertinenza del ruolo dell’interessato, che deve riguardare solo figure professionali aziendali che potrebbero nutrire delle ragionevoli aspettative in ambito lavorativo, in considerazione del ruolo rivestito. La prima comunicazione inoltre è coerente e non invasiva.
- Qualsiasi comunicazione in ambito Marketing, avviene esclusivamente sulla base del consenso prestato dall’interessato.
- Qualsiasi comunicazione riguardante contratti in essere e relative proroghe, richieste di offerte, richieste di informazioni e preventivi, invii di ordini, svolgimento del rapporto contrattuale e connesse attività avviene in quanto necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.
Destinatari dei dati
I dati anagrafici potranno essere comunicati alla struttura che ospita l’evento, ai lavoratori che operano alle dipendenze del Titolare o della struttura medesima e ad alcuni soggetti esterni autorizzati, anche per organizzare o promuovere l’Evento (come, ad esempio, agenzie di P.R.), che con essi collaborano e/o che sono identificati quali Responsabili del trattamento.
In particolare, sulla base dei ruoli e delle mansioni lavorative espletate, il trattamento dei dati personali avverrà da parte di addetti allo scopo espressamente istruiti e autorizzati a compiere specifiche operazioni di trattamento.
Infine, potranno essere comunicati agli Enti preposti nel caso di adempimenti connessi alle normative vigenti, nonché ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie.
Le riprese fotografiche e i video potranno essere realizzati da professionisti del settore e potranno essere pubblicati sulla Intranet aziendale, sulle pagine social gestite da CPL, sito internet e altri media.
Trasferimento dei dati
Il Titolare del trattamento non trasferisce i dati personali in Paesi terzi o ad organizzazioni internazionali. Nel caso di utilizzo di eventuali servizi in cloud, i fornitori sono selezionati tra coloro che dispongono di server in Europa. Nel caso in cui si rendesse necessario un trasferimento di dati extra UE, CPL verificherà che i fornitori prestino garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 GDPR 679/2016.
Conservazione dei dati
Si rileva che, per quanto riguarda le riprese audio/video/fotografiche, effettuate in occasione di eventi o di shooting fotografici o per la realizzazione di materiale a fini promozionali o istituzionali, la sola conservazione presso gli archivi aziendali potrà avvenire ad libitum, per mantenere la memoria storica aziendale, salvo revoca del consenso o opposizione o esercizio del diritto di cancellazione da parte degli interessati.
Inoltre, dal momento della diffusione in rete di materiale audiovisivo non è verosimilmente più possibile gestirne una cancellazione globale. Tuttavia, in caso di esercizio di diritto all’oblio, tenendo conto della tecnologia disponibile e dei costi di attuazione, CPL adotta tutte le misure ragionevoli per garantire la cancellazione di qualsiasi link, copia o riproduzione di dati personali.
I dati personali all’interno del database marketing:
– Per quanto riguarda la registrazione, la prima comunicazione e l’eventuale temporanea conservazione dei lead/contatti inseriti, essi devono essere valutati dalla figura commerciale di riferimento entro massimo 3 mesi dall’inserimento, e sono eliminati in caso di mancato interesse. Potrebbe inoltre decorrere un ulteriore periodo di 35 giorni in cui la struttura commerciale tenta di recuperare il consenso del lead/contatto di interesse. Decorso inutilmente tale periodo con inattività del lead/contatto, esso viene eliminato.
– Il lead/contatto che abbia confermato la presa visione dell’informativa e ha negato i consensi, viene conservato per 2 anni senza invio di ulteriori comunicazioni, al solo fine di evitare il re-inserimento nel database e inviare inavvertitamente comunicazioni indesiderate di carattere commerciale.
– Rispetto al lead/contatto che abbia confermato la presa visione dell’informativa e ha prestato i consensi per comunicazioni in ambito Marketing, le stesse avverranno fino a revoca o opt-out dell’interessato (manifestato con il tasto “disiscriviti”). Ad ogni comunicazione si rinnova il termine di 2 anni per la validità del consenso prestato.
– In caso di contatti necessari per comunicazioni relative a contratti in essere e relative proroghe, richieste di offerte, richieste di informazioni e preventivi, invii di ordini, svolgimento del rapporto contrattuale e connesse attività la conservazione avverrà per tutto il periodo di durata contrattuale e fino a 12 mesi successivi, in assenza di ulteriori finalità.
Natura del conferimento dei dati e conseguenze in caso di rifiuto
L’interessato può rifiutarsi di conferire al Titolare i dati personali trattati sulla base giuridica del consenso e/o ha comunque la facoltà di opporsi al trattamento.
La mancata prestazione del consenso inibisce la pubblicazione del materiale audio/video/fotografico o l’invio di comunicazioni di carattere commerciale.
L’interessato non può rifiutarsi di conferire al Titolare i dati personali necessari per ottemperare le norme di legge o necessari all’esecuzione di un contratto.
Revoca del consenso
Con riferimento all’art. 7 del GDPR 679/2016, l’interessato può revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato, tuttavia, i trattamenti eseguiti con una base giuridica diversa dal consenso, sono leciti e consentiti anche in assenza dello stesso.
Nell’ambito degli eventi organizzati o promossi da CPL CONCORDIA, essa si riserva il diritto di pubblicare fotografie e video sui propri siti internet o su altri media, sempre nel rispetto del diritto di cronaca, del diritto di immagine e del diritto alla privacy. Per tale motivo, durante gli eventi, chi non desiderasse essere immortalato è pregato di comunicarlo al personale addetto all’accoglienza affinché gli vengano fornite informazioni per accomodarsi nel settore predisposto, che non verrà ripreso dall’operatore, oppure potrà riferirlo direttamente all’operatore incaricato di svolgere le riprese.
Successivamente, chiunque ritenesse inopportuna o indesiderata la propria presenza all’interno di fotografie o video pubblicati siti internet o su altri media sotto il controllo di CPL CONCORDIA può richiedere che la propria immagine venga oscurata, oppure, ove sussistano fondate ragioni, che il materiale che lo riguarda non venga utilizzato. Tali richieste devono essere indirizzate, a mezzo e-mail, all’indirizzo: gdpr@cpl.it
Qualora successivamente alla predetta pubblicazione, il materiale venisse scaricato su smartphone, tablet e computer personali, ovvero pubblicato e diffuso in internet (siti personali, blog, social network, ecc.) da soggetti terzi rispetto a CPL CONCORDIA, quest’ultima non sarà responsabile della trasmissione di tali contenuti su ogni altro sito sul quale non abbia alcun controllo e non sarà pertanto responsabile dell’abuso che soggetti terzi possano eventualmente fare delle immagini altrui. Tali eventuali contenuti non potranno considerarsi in alcun modo sponsorizzati, condivisi o supportati da CPL CONCORDIA. Tuttavia, in caso di esercizio di diritto all’oblio, tenendo conto della tecnologia disponibile e dei costi di attuazione, CPL CONCORDIA adotta misure ragionevoli per garantire la cancellazione di qualsiasi link, copia o riproduzione di dati personali.
Qualora l’interessato ritenesse indesiderata la presenza dei propri dati anagrafici e recapiti nel database marketing di CPL CONCORDIA, può richiedere la rimozione del proprio contatto indirizzando la richiesta a mezzo e-mail, all’indirizzo gdpr@cpl.it
In ogni caso, qualora l’interessato non desiderasse più ricevere comunicazioni promozionali oppure la Newsletter, avrà sempre la facoltà di revocare il consenso prestato ed eseguire l’opt-out (manifestato con il tasto “disiscriviti”).
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