Oggetto: Informativa ai sensi dell’art. 13 GDPR 679/16 – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali”.
Informativa per il trattamento di dati personali e consenso al trattamento dei dati personali e per il trattamento delle immagini
La presente informativa viene resa agli ospiti e in generale a tutte le persone temporaneamente presenti presso i locali adibiti per l’Evento, ai sensi dell’art. 13 del GDPR 679/2016 – “Regolamento europeo sulla protezione dei dati personali”.
Prima di accedere ai locali, Vi informiamo che durante l’Evento saranno effettuate riprese fotografiche e video che potranno essere pubblicati sulla Intranet aziendale, sui nostri siti Internet e su altri media.
Il Titolare di qualsiasi trattamento effettuato è CPL CONCORDIA Soc. Coop., con sede legale e amministrativa in Via A. Grandi 39 – 41033 Concordia sulla Secchia (MO), indirizzo e-mail: gdpr@cpl.it.
Il Titolare del trattamento garantisce la sicurezza, la riservatezza e la protezione dei dati personali di cui è in possesso, in qualsiasi fase del processo di trattamento degli stessi.
Il Titolare del trattamento ha designato il responsabile della protezione dei dati ex art. 37, domiciliato per la carica presso la sede della società e raggiungibile scrivendo all’indirizzo di posta elettronica dpo@cpl.it
I dati personali trattati sono forniti dagli interessati in occasione dell’accreditamento all’assemblea presso i locali in cui l’Evento si svolge e durante le riprese fotografiche e video effettuate nel corso dell’Evento.
I dati personali rilasciati sono trattati per le seguenti finalità di i) controllo degli accessi in loco e individuazione dei presenti per la gestione delle situazioni di emergenza, ii) accreditamento dei soci per la verifica dei partecipanti all’assemblea e conseguente esercizio delle operazioni di voto iii) il trattamento delle immagini che coinvolge gli interessati avviene per la promozione delle iniziative aziendali e dell’immagine aziendale di CPL CONCORDIA.
I dati personali degli ospiti sono lecitamente trattati per:
Esecuzione di un obbligo di legge (D.lgs. 81/2008, gestione delle emergenze) per la finalità i);
Esecuzione di un obbligo di legge (Art. 2364 codice civile) per la finalità ii);
Consenso dell’interessato per la finalità iii)
I dati personali trattati dal Titolare non saranno diffusi (fatta eccezione per la finalità iii), ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibile forma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione. Potranno, invece, essere comunicati alla struttura che ospita l’Evento, ai lavoratori che operano alle dipendenze del Titolare o della struttura medesima e ad alcuni soggetti esterni autorizzati, anche per promuovere l’Evento (come, ad esempio, agenzie di P.R.), che con essi collaborano e/o che sono identificati quali Responsabili del trattamento.
In particolare, sulla base dei ruoli e delle mansioni lavorative espletate, il trattamento dei dati personali avverrà da parte di addetti allo scopo espressamente istruiti e autorizzati a compiere specifiche operazioni di trattamento.
Infine, potranno essere comunicati agli Enti preposti nel caso di adempimenti connessi alle normative vigenti, nonché ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative comunitarie.
Le riprese fotografiche e i video realizzati durante l’Evento potranno invece essere pubblicati sulla Intranet aziendale, sui nostri siti Internet e su altri media.
Il Titolare del trattamento non trasferisce i dati personali in Paesi terzi o ad organizzazioni internazionali. Nel caso di utilizzo di eventuali servizi in cloud, i fornitori sono selezionati tra coloro che dispongono di server in Europa. Nel caso in cui si rendesse necessario un trasferimento di dati extra UE (ad esempio in caso di contratto con società multinazionale), CPL verificherà che i fornitori prestino garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 GDPR 679/2016.
Il Titolare del trattamento conserva e tratta i dati personali per il tempo necessario ad adempiere alle finalità indicate. In particolare:
In caso di trattamento basato su consenso i dati vengono conservati ed aggiornati fino a revoca del consenso. Dal momento della diffusione in rete di materiale audiovisivo non è verosimilmente più possibile gestirne la cancellazione. Tuttavia, in caso di esercizio di diritto all’oblio, tenendo conto della tecnologia disponibile e dei costi di attuazione, CPL adotta misure ragionevoli per garantire la cancellazione di qualsiasi link, copia o riproduzione di dati personali.
Con riferimento agli artt. 15 – diritto di accesso, 16 – diritto di rettifica, 17 – diritto alla cancellazione, 18 – diritto alla limitazione del trattamento, 20 – diritto alla portabilità, 22 – diritto di opposizione al processo decisionale automatizzato del GDPR 679/2016, gli interessati – previa prova della propria identità – esercitano i diritti scrivendo esclusivamente al Titolare del trattamento CPL Concordia Soc. Coop. all’indirizzo sopra riportato, anche a mezzo e-mail (gdpr@cpl.it), specificando l’oggetto della richiesta, il diritto che si intende esercitare. Ogni informazione e modulistica utile è resa disponibile dal Titolare del trattamento all’indirizzo https://www.cpl.it/revoca-consenso-ed-esercizio-dei-diritti-degli-interessati/
Il Titolare ricorda in particolare che ogni soggetto interessato può esercitare il diritto di opposizione nelle forme e nei modi previsti dall’art. 21 GDPR 679/2016.
L’interessato ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo dello stato di residenza.
Nel caso in cui si ritenga che il trattamento sia stato svolto in violazione della normativa sulla protezione dei dati personali, è riconosciuto il diritto di presentare reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia, 11 – 00187 – Roma tramite modulistica immediatamente disponibile al seguente link https://www.garanteprivacy.it/diritti/come-agire-per-tutelare-i-tuoi-dati-personali/reclamo
In nessun caso il Titolare effettua trattamenti che consistono in processi decisionali automatizzati.
L’interessato non può rifiutarsi di conferire al Titolare i dati personali necessari per ottemperare le norme di legge.
Il rifiuto al conferimento dei dati necessari impedirà l’esecuzione dell’attività.
Prima di accedere alla sala, l’apposita cartellonistica Vi informa che durante l’Evento saranno effettuate riprese per servizi fotografici e giornalistici, filmati e audio-video-registrazioni e pertanto, qualora durante l’Assemblea Generale Ordinaria dei Soci non desideraste essere immortalati, siete pregati di comunicarlo al personale addetto all’accoglienza affinché Vi vengano fornite informazioni per accomodarVi nel settore predisposto, che non verrà ripreso dall’operatore.
Durante la Cena Sociale, invece, chi non desiderasse essere immortalato dovrà riferirlo direttamente all’operatore incaricato di svolgere le riprese.
In caso contrario, chi accede prestando il consenso ad essere ripreso, alle condizioni illustrate sopra, è consapevole di autorizzare l’effettuazione di servizi fotografici e video senza riserve all’utilizzo della propria immagine, in qualunque forma si renda necessaria per la promozione della manifestazione, sia da partener di CPL o da terzi autorizzati dagli organizzatori.
Tale consenso viene concesso in piena libertà ed autonomia, senza condizioni o riserve e a titolo completamente gratuito. Chi accede è altresì a conoscenza dell’esistenza del proprio diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.
Con riferimento all’art. 7 del GDPR 679/2016, l’interessato può revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato, tuttavia i trattamenti eseguiti con una base giuridica diversa dal consenso, sono leciti e consentiti anche in assenza dello stesso.
CPL CONCORDIA si riserva il diritto di pubblicare fotografie e video sui propri siti internet o su altri media, sempre nel rispetto del diritto di cronaca, del diritto di immagine e del diritto alla privacy. Per tale motivo, chiunque ritenesse inopportuna o indesiderata la propria presenza all’interno di fotografie o video pubblicati siti internet o su altri media sotto il controllo di CPL CONCORDIA può richiedere che la propria immagine venga oscurata, oppure, ove sussistano fondate ragioni, che il materiale che lo riguarda non venga utilizzato. Tali richieste devono essere indirizzate, a mezzo e-mail, all’indirizzo: gdpr@cpl.it
Qualora successivamente alla predetta pubblicazione, il materiale venisse scaricato su smartphone, tablet e computer personali, ovvero pubblicato e diffuso in internet (siti personali, blog, social network, ecc.) da soggetti terzi rispetto a CPL CONCORDIA, quest’ultima non sarà responsabile della trasmissione di tali contenuti su ogni altro sito sul quale non abbia alcun controllo e non sarà pertanto responsabile dell’abuso che soggetti terzi possano eventualmente fare delle immagini altrui. Tali eventuali contenuti non potranno considerarsi in alcun modo sponsorizzati, condivisi o supportati da CPL CONCORDIA. Tuttavia, in caso di esercizio di diritto all’oblio, tenendo conto della tecnologia disponibile e dei costi di attuazione, CPL CONCORDIA adotta misure ragionevoli per garantire la cancellazione di qualsiasi link, copia o riproduzione di dati personali.
Ogni informazione e modulistica utile è resa disponibile dal Titolare del trattamento all’indirizzo https://www.cpl.it/revoca-consenso-ed-esercizio-dei-diritti-degli-interessati/